Eregistre est conçu selon les principes de protection des données dès la conception et par défaut (article 25 du RGPD) : nous collectons le minimum, nous hébergeons tout en France, nous chiffrons les sauvegardes et nous n'utilisons aucun traceur publicitaire.
1. Qui est responsable ?
Deux situations coexistent :
- Eregistre est responsable de traitement pour les données de ses clients et prospects : compte, facturation, support, site internet. Responsable : Eregistre, représentée par Clément MONGIN. Contact : contact@eregistre.fr.
- Eregistre est sous-traitant (article 28 du RGPD) pour les données que nos clients saisissent dans leur registre de sécurité (noms du personnel de sécurité, des intervenants, signataires). L'exploitant de l'établissement en reste le responsable. Nos engagements figurent dans l'accord de traitement des données.
2. Quelles données, pour quoi faire, sur quelle base ?
| Traitement | Données | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Création et gestion du compte | Nom, prénom, fonction, e-mail, téléphone, mot de passe (haché) | Exécution du contrat | Durée de l'abonnement, puis 30 jours |
| Facturation et paiement | Organisme, adresse, SIRET, n° de bon de commande, historique des factures | Exécution du contrat, obligation légale | 10 ans (code de commerce) |
| Paiement par carte | Traité directement par Stripe : Eregistre ne voit ni ne stocke aucun numéro de carte | Exécution du contrat | Selon Stripe |
| Support en direct | Messages échangés | Exécution du contrat | 3 ans après clôture de l'échange |
| Formulaire de contact | Nom, e-mail, téléphone, organisme, message | Intérêt légitime (répondre à la demande) | 3 ans maximum |
| Sécurité et traçabilité du registre | Journal des actions, adresse IP | Intérêt légitime et obligation de preuve | Adresse IP effacée après 12 mois |
| Signature électronique | Nom, qualité, image de la signature, date, IP, navigateur | Obligation légale de l'exploitant (registre de sécurité) | Durée de conservation du registre fixée par l'exploitant |
| Mesure d'audience interne | Nombre de pages vues par jour, sans cookie, sans IP, sans identifiant | Données anonymes (hors RGPD) | 25 mois |
| Mesure d'audience Google Analytics (site public uniquement) | Pages vues, durée, provenance, type d'appareil, identifiant de cookie, adresse IP tronquée | Consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés) | Cookies 13 mois au plus, données 14 mois |
| Mémorisation de votre choix de cookies | Accepté ou refusé, date du choix | Obligation légale (preuve du consentement) | 6 mois |
| Inscription non finalisée | Données du compte | Mesures précontractuelles | Supprimées après 60 jours |
Aucune donnée n'est vendue, louée, ni utilisée à des fins publicitaires. Aucune décision automatisée ni profilage n'est réalisé.
3. Où sont les données ?
Toutes les données de l'application (registres, bases et documents) sont hébergées en France, chez OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France. Les sauvegardes quotidiennes sont chiffrées et restent elles aussi en France.
Seule exception, et seulement si votre organisme l'active : l'import intelligent. Lorsqu'un utilisateur demande l'analyse d'un document pour pré-remplir un formulaire, ce document est transmis ponctuellement à Anthropic pour être lu par le modèle Claude, puis la réponse revient dans Eregistre. Le document lui-même reste stocké en France.
4. Nos sous-traitants
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement du site, de l'application, des documents et des sauvegardes, envoi des e-mails | France |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiement par carte (uniquement si ce mode est choisi) | Union européenne (Irlande) ; transferts éventuels encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne |
| Anthropic, PBC | Import intelligent : lecture du document que l'utilisateur demande d'analyser, pour pré-remplir un formulaire. Uniquement si le client active cette option, désactivée par défaut. Les documents ne servent pas à entraîner les modèles. | États-Unis ; transferts encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne |
| Google Ireland Ltd | Mesure d'audience Google Analytics du site public, uniquement si vous l'acceptez. Jamais dans l'application ni sur les données de vos registres. | Union européenne (Irlande) ; transferts vers les États-Unis encadrés par le Data Privacy Framework et les clauses contractuelles types |
Aucun autre prestataire n'accède à vos données. Les registres, documents et signatures de l'application ne sont jamais transmis à Google ni à Stripe, et ne sont transmis à Anthropic que document par document, à la demande d'un utilisateur, si votre organisme a activé l'import intelligent. Toute évolution de cette liste est notifiée aux clients au moins 30 jours à l'avance.
5. Cookies
Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter, de refuser ou de personnaliser les cookies, avec la même facilité. Refuser n'a aucune conséquence sur l'accès au site. Vous pouvez changer d'avis à tout moment avec le lien Gérer les cookies en bas de chaque page.
| Cookie | Finalité | Consentement | Durée |
|---|---|---|---|
EREGISTRE | Session de connexion et protection des formulaires | Non requis (strictement nécessaire) | Fin de session, 8 heures au plus |
er_consentement | Mémoriser votre choix de cookies | Non requis (strictement nécessaire) | 6 mois |
_ga, _ga_* | Mesure d'audience Google Analytics | Oui, déposés seulement après votre accord | 13 mois au plus |
Google Analytics n'est chargé qu'après votre accord, en mode consentement : les fonctions publicitaires, de personnalisation et de partage avec d'autres produits Google sont désactivées. Si vous retirez votre accord, les cookies _ga sont supprimés. L'application (espace client) ne contient aucune mesure d'audience ni aucun cookie tiers. Aucun cookie publicitaire n'est utilisé.
6. Sécurité
- Connexion chiffrée HTTPS (TLS) avec HSTS sur tout le site et l'application ;
- mots de passe hachés avec bcrypt, jamais stockés en clair ;
- limitation des tentatives de connexion, sessions expirées automatiquement après 8 heures ;
- base de données et dossier de documents séparés pour chaque client, inaccessibles depuis le web ;
- droits par rôle et par établissement, journal de toutes les actions ;
- sauvegardes quotidiennes chiffrées (XSalsa20-Poly1305), conservées 30 jours ;
- en-têtes de sécurité stricts (CSP, X-Frame-Options, Referrer-Policy, Permissions-Policy).
En cas de violation de données, nous notifions la CNIL dans les 72 heures et informons sans délai les clients concernés.
7. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Directement depuis l'application, rubrique Mon compte :
- télécharger vos données personnelles (format JSON) ;
- exporter l'intégralité du compte (registres en JSON et CSV, tous les documents) ;
- supprimer votre accès ou supprimer le compte et toutes ses données.
Vous pouvez aussi écrire à contact@eregistre.fr : nous répondons sous un mois au plus. Pour les données d'un registre dont vous n'êtes pas le titulaire (par exemple en tant que technicien signataire), adressez-vous d'abord à l'exploitant de l'établissement ; nous l'assisterons.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris).
8. Mineurs
Le service est destiné aux professionnels. Il ne collecte pas sciemment de données de mineurs ; les rubriques « zones et résidents » ne contiennent que des effectifs chiffrés, jamais l'identité des résidents.